Izrada dobro dizajnirane fakture: korak po korak
Dosadna papirologija jedno je od nužnih zla koje mogu postati slobodni dizajneri.
Jednostavno nema načina da to zaobiđete. Ako želite pratiti i upravljati uplatama od klijenata, morat ćete postaviti sustav fakturiranja. Nisu sve loše vijesti; zabavno je to što zapravo morate dizajnirati prilagođenu fakturu.
Danas ćemo razmotriti fakturu ispočetka. Bit ću što detaljniji i uključit ću sve što trebate znati, od apsolutnih osnova do naprednih značajki, pa čak i malo teorije dizajna.
Osnove
Počnimo s golom strukturom. Prvo, faktura bi trebala stajati na standardnom listu papira (8, 5 x 11 ″ ili obrnuto) kako bi klijent mogao bez problema to ispisati. Kvote su da će to biti digitalno, ali radi praktičnosti najbolje se držati standardnog formata slova.
Zatim treba sadržavati vaše ime (ili naziv tvrtke) i osnovne podatke za kontakt. Morat ćete biti temeljni i uključiti svoju fizičku adresu, adresu e-pošte, telefonski broj i sve ostalo što je relevantno. Ako nemate dobar razlog da bilo koji od ovih podataka sakrijete od klijenta, sve bi ih trebalo imati radi knjigovodstvene i knjigovodstvene svrhe (u njihovu korist, a ne u vašu).
Također želite uključiti datum računa, kao i broj fakture. Nije potrebno stvarati broj fakture, ali je korisno i za vlastiti i za datotečni sustav vašeg klijenta. Kako ćete samostalno stvoriti sustav numeriranja računa, potpuno ovisi o vama. To može jednostavno biti datum obrisan na brojeve ili osnovni broj (001, 002, 003… 110, 111, 112) broja računa koji ste poslali u toj godini.
Prenesite svoju marku i stil
Očito, budući da ste ustvari dizajner, račun trebate dizajnirati tako da odgovara vašem osobnom ili korporativnom brendu. Primarni je cilj učiniti ga funkcionalnim, ali važan je sekundarni cilj učiniti ga privlačnim.
Kako primjenjujete određenu marku, ovisi o vama. Predlažem da inspiraciju uzmete iz nečega što ste već stvorili, poput web stranice, pisma ili posjetnice. Koristio sam web stranicu Design Shack kao polazište za inspiraciju u boji i odabir fonta te sam došao do sljedećeg zaglavlja:
Jednostavno je, ali ispunjava posao i definitivno prenosi klasičan, stari stilski izgled naše web stranice. Da dodam malo više njuha, bacio sam okretni vektor u donji desni kut. Funkcionalno je suvišan, ali će dodati malo zabave krajnjem proizvodu, a da se ne odvrati previše od glavnog sadržaja. Primijetite da sam prozirnost smanjio za popriličan iznos, tako da se ne pojavljuje toliko.
Čitava mreža
Zatim vam treba područje za popis za što plaćate klijentu. Čak i ako naplaćujete za jedan projekt, razdvojite vrijeme na odjeljke kako bi klijent mogao jasno vidjeti za što ste plaćeni. Ponekad će jedan pojedinačni broj s ukupnim brojem zarađivati od klijenta zahtijevajući da zna zašto vam toliko plaća. Ukupna je vjerovatnoća da ćete biti prihvaćeni ako vam bude vrlo jasno koliko ste točno radili.
Ovdje su cilj jasne, čitljive informacije. Preporučam uporabu pruge zebre ili vidljive rešetke za povećanje čitljivosti. Da biste dobili više inspiracije o čitljivim mrežama, pogledajte naš post o stvaranju sjajnih tablica.
Napravite mjesta za detaljne opise
Često se događa da rešenje rešetke gore predstavlja korak u pravom smjeru, ali nije sasvim dovoljno. Neki dizajneri i / ili klijenti više vole detaljan opis svake stavke retka. U tim slučajevima jednostavno gradite red između svakog predmeta s nekom dodatnom visinom. U primjeru u nastavku odlučio sam zadržati metodu crtanja zebre i otvoriti opisnu kopiju kako bih održao kontrast između njih.
Primijetite da sam dodao i veliki, podebljani zbroj. Taj će broj vjerojatno biti najvažniji podatak kako za pošiljatelja, tako i za primatelja računa. Posljedično, nema potrebe skrivati to. Neka se istakne kako bi ih čitatelj mogao uhvatiti na prvi pogled.
Rok plaćanja
Ovaj je važan. Neki mogu vidjeti rok plaćanja na fakturi za dizajn kao pretpostavljen ili nepristojan, ali smatram da je to neophodno ako naplaćujete klijentu s kojim niste ranije radili puno posla. Vi ste profesionalac i ne smijete dopustiti da itko postupa drugačije. Ako ste posao obavili na zadovoljavajući način, tada zaslužujete poštovanje određenog datuma plaćanja. U većini slučajeva dizajner ima rok za umjetničko djelo i stoga je potpuno razumno dati naručitelju rok za plaćanje. Samo pazite da ih to ne iznenadi. Trebali biste postaviti standardne smjernice, poput "svih plaćanja koja su dospjela u roku od tjedan dana od primitka računa" i prezentirati te podatke klijentu prije nego što bilo koji posao započne.
Opet sam krenuo s jednostavnim dizajnerskim elementom, ali učinio ga je dovoljno hrabrim da se istakne. Ne želite da se to previše miješa, dajući nekome dobar izgovor da kaže da to nije vidio.
Jasni uvjeti plaćanja postanu jasni
Uz datum roka plaćanja trebate uključiti i sve posebne uvjete koji se odnose na plaćanje. To uključuje bilo koji opći tekst za pojačavanje roka plaćanja, željene i prihvaćene oblike plaćanja, vašu politiku u vezi s vraćenim čekovima itd.
Što ćete ovdje staviti ovisi isključivo o vama. Želite biti kratki, ali dovoljno temeljiti kako biste bili sigurni da ste prekriveni u slučaju prepirke ili nepoželjne situacije. Dok se bavite sa sve više i više klijenata, morat ćete pregledati ovaj odjeljak kako bi odgovarao bilo kojim scenarijima na koje često nailazite.
Uključio sam i prijateljsko, neformalno odjavno područje. Ovo je sjajno mjesto za bilješke o određenim poslovima itd. Računi mogu biti pomalo hladni i neformalni, nemojte se bojati upaliti malo osobne ljubaznosti.
Dovršeni dizajn
To je sve. Nema sumnje da imate nekoliko prilagođenih područja informacija koje treba uključiti, ali to otprilike pokriva vašu tipičnu fakturu za dizajn. Pogledajte gotov proizvod u nastavku.
Mala teorija dizajna
Dizajn računa fakturirao sam na vrlo promišljen način kako bi utjecao na čitatelja. Tri su primarna podatka koja bi klijenta željeli primijetiti: od koga dolazi, kada dospijeva i koliko se koristi. Sve ostalo je svakako još uvijek važno, ali u konačnici je presudno za ove ključne informacije. Pogledajte dolje da vidite konzistentnost dizajna koju sam koristio za postizanje vizualne hijerarhije.
Za važne stavke koristio sam konzistentnu boju koja je u kontrastu s pozadinom i uvećao / podebljao ove elemente tako da se ističu od svega ostalog na stranici. Na ovaj način čitatelj uzima u ove tri bitove informacija čak i ako ih strpi samo na minutu. Pokušajte bacati gore gotov dizajn bez da namjerno išta čitate. Primijetite da se, čak i dok vam oči lutaju po stranici, instinktivno privlače elementi s najviše kontrasta.
Pristupačnost
Posljednja napomena o dizajnu. Napominjemo da je optimiziran za ispis izvan već spomenutog zahtjeva za veličinom. Ispisujete li ovu fakturu na jednostavnom crno-bijelom laserskom pisaču, trebala bi izgledati sasvim u redu. Svi će podaci zadržati svoju čitljivost i vizualna hijerarhija neće biti ugrožena. Također, budući da nema tamnih ispuna većih od logotipa zaglavlja, treba koristiti minimalnu količinu tonera.
Druga važna stvar koju treba uzeti u obzir je veličina i format datoteke. Želite je spremiti u format koji je široko prihvaćen, kao što je .pdf ili .doc, i pazite da ga zadržite ispod nekoliko stotina KB-a (što manje, to bolje). To osigurava da datoteku neće blokirati nijedan izbirljivi poslužitelj e-pošte i lako ju može primati osoba s internetskom vezom koja nije zvjezdanija.
To mogu izgledati kao beznačajni detalji, ali sitnice igraju veliku ulogu u percepciji dokumenta od strane drugih. Dobra faktura je ona koja vas ne pretvara u tehničku podršku za one koji je pokušavaju dobiti.
Više značajki ideja
Samo da upotpunimo našu raspravu o korisnim značajkama, evo još nekoliko stvari koje biste mogli uključiti:
- Automatski zbrojevi: Izradite fakturu u Excelu ili Brojevima i postavite formule kako biste izveli svu dosadnu matematiku za vas!
- Interaktivni PDF: Puno toga možete učiniti s PDF-om kako biste ga učinili interaktivnijim, ali najbolje je ostati ograničeno na značajke koje većina čitatelja može koristiti, kao što su pretvaranje bilo koje adrese e-pošte ili web adrese u žive veze (na koje se može kliknuti)
- PayPal integracija: preuzmite je putem interneta i uključite PayPal gumb kako biste klijentima olakšali povezivanje s uslugom i poslali vam novac.
Prijave za fakturiranje
Ne želite se mučiti sa gnjavažom stvaranja vlastitih računa? Pogledajte ove članke na web aplikacijama koji će vam pomoći da posao obavite.
- Šest revizija: 20 alata za izdavanje računa za web dizajnere
- 1. web dizajner: 5 sjajnih besplatnih alata za vaše potrebe fakturiranja
- Magazin Tripwire: 30+ najvažnijih freelancer alata za praćenje troškova, naplatu i fakturiranje
Pokaži mi svoj
Ukratko, dobro osmišljena faktura trebala bi se usredotočiti na tri ključna aspekta: od koga dolazi, kada dospijeva i koliko iznosi. Obavezno detaljnije napišite svoj rad i opišite opise kako biste spriječili nejasnoće. Na kraju, dajte mu dio svoje osobnosti bez previše odvraćanja od primarnog sadržaja.
Sad kad ste vidjeli moj pokušaj pristojne fakture, javite nam što biste učinili da budete još bolji. Još bolje, uključite vezu do vlastite fakture i recite nam o njenim ključnim značajkama.
Budite naš prijatelj!
Kao članak? Svakako budite u toku s nama na Twitteru i Facebooku.
